Fonctionnalités

Fonctionnalités de la solution DMS automobile, DataCar DMS

Les fonctionnalités de DataCar DMS sont présentées ci-dessous. Pour chaque module, une description détaillée des fonctionnalités standards et/ou avancées est présentée.

   Fonctionnalités DMS standards.

layers-plus Fonctionnalités DMS avancées.

Je découvre les nouveautés V3

Gestion Clients & Véhicules (standard)

  • Client Centric
  • Affichage simultané des informations primordiales d’un client et de son véhicule avec son historique APV.
  • Modification rapide de certaines informations primordiales du client et/ou du véhicule.
  • Création d’un client et de son véhicule.
  • Accès rapide via des boutons à des actions qui seront pré-remplis par ces informations client/véhicule (Création d’un RDV, d’un OR, d’une réservation pièces…).
  • Gestion des clients
  • Consultation de toutes les informations détaillées du client (Générales, Marketing, Tarification, Financières, etc…).
  • Création d’une fiche client.
  • Modification de toutes les informations disponibles.
  • Suppression selon certains cas de figure d’une fiche client.
  • Edition d’une fiche client.
  • Accès rapide via des boutons à des actions qui seront pré-remplis par ces informations client/véhicule (Création d’un RDV, d’un OR, d’une réservation pièces…).
  • Gestion des véhicules
  • Consultation de toutes les informations détaillés du Véhicule (Genérales, options, contrats, campagnes techniques, historique APV,etc…).
  • Création d’une fiche véhicule.
  • Modification de toutes les informations disponibles.
  • Suppression selon certains cas de figure d’une fiche véhicule.
  • Edition d’une fiche véhicule.
  • Accès rapide via des boutons à des actions qui seront pré-remplis par ces informations véhicule (et du client associé) (Création d’un RDV, d’un OR,…).
  • Dédoublonnage clients
  • Affichage des doublons potentiels d’après le champ « Nom » de la fiche client.
  • Choix d’un ou des clients à fusionner avec celui qui sera conservé.
  • Gestion des messages standards
  • Sur une fiche Client et/ou véhicule, création d’un ou des messages visibles dans les différentes actions principales de chaque service (RDV, creation d’OR, une vente de Pièce, une commande VN, une facturation VN et VO, etc…).
  • Par défaut le type de message « PUBLIC » est mis à votre disposition et tous les utilisateurs de la société peuvent les voir, les modifier, les supprimer et en ajouter.

Gestion Clients (avancé)

  • Questionnaire de satisfaction
  • Création d’un questionnaire.
  • Utilisation du questionnaire.
  • Consultation du questionnaire.
  • Client en attente
  • Indication que le client qui a déposé son véhicule, attend, physiquement dans la concession , la restitution de celui-ci après travaux.
  • Visualisation, sous la forme d’un tableau, des clients qui attendent.
  • Paramétrage d’un warning d’alerte et des utilisateurs qui recevront cette alerte sous forme de pop-up.
  • Traitement RNVP
  • Extraction du fichier client.
  • Traitement du fichier par une société externe.
  • Retour du fichier client normalisé au niveau des adresses postales + listes des doublons potentiels à traiter + indication spécifique sur les fiches clients dont l’adresse est inconnue ou incomplète.

Envois e-mail et SMS (standard)

  • Envoi e-mail
  • Effectuer l’envoi d’un e-mail d’après le champ « e-mail » sur une fiche client.
  • Envoi multiple d’ un lot d’e-mails d’après des critères se basant sur des informations de la fiche client et/ou véhicule.
  • Gestion de modèles avec des champs de fusion disponibles sur la fiche client/véhicule.
  • Gestion de contexte pour le choix du modèle à utiliser (exemple : un modèle construit pour le service VN ne sera pas affiché dans le module Atelier).
  • Envoi SMS
  • Effectuer un envoi d’un SMS d’après le champ « N°portable » sur une fiche client.
  • Envoi multiple d’ un lot de SMS d’après des critères se basant sur des informations de la fiche client et/ou véhicule.
  • Gestion de modèles avec des champs de fusion disponibles sur la fiche client/véhicule.
  • Gestion de contexte pour le choix du modèle à utiliser (exemple : un modèle construit pour le service VN ne sera pas affiché dans le module Atelier).
  • Envoi automatique de SMS selon des étapes fournies en standards

Outils (standard)

  • Widgets Page d’accueil
  • Affichage de l’agenda du jour avec les evenements du jour.
  • Affichage paramétrable de liste(s) de données prédéfinie(s) pour les activités principales de l’automobile (atelier-magasin-VN-VO).
  • Agenda
  • Gestion d’évenements sur un agenda disponible pour chaque compte utilisateur d’une société avec la possibilité de générer des alertes pour l’utilisateur.
  • Associer un lien vers certains enregistrements de la société comme par exemple une fiche client, un ordre de réparation, une fiche pièce,…
  • Impression de l’agenda.
  • Journal d’évènements
  • Outil de visualisation des modifications faites sur la base de données pour une multitude d’enregistrements avec la date, l’heure et le compte utilisateur à l’origine de cet événement. Exemple: création d’un ordre de réparation, suppression d’une fiche client, mise à jour d’une fiche pièces,etc…
  • Gestion de raccourcis par utilisateur
  • Paramétrage, par utilisateur, des raccourcis d’accès aux fonctions primordiales via des boutons à l’écran.
  • Paramétrage, par utilisateur, des raccourcis d’accès aux fonctions primordiales via des touches clavier (F1, F2, F3, etc…).

Listes (standard)

  • Listes standards.
  • Listes standards mises à votre disposition pour chaque activité de la concession – considérées comme primordiales (exemple: CA pièce, Stock VN, Entrée VO, Nbre d’entrée Atelier,etc…).
  • Export de ces listes sous Excel open Office.
  • Edition de ces listes aux formats PDF.

Listes (avancé)

  • Plannificateur de rapports d’activités.
  • Automatisation de génération de rapports d’activité selon différents critères de temps (journalier /hebdomadaire/mensuel /…).
  • Génération d’un évènement dans l’agenda d’un ou des utilisateurs avec le rapport d’activité au format pdf.
  • Carsquery (module de requêtes).
  • Création de requêtes simples sur des structures standards mis à disposition (fichier clients/Véhicules, Facturation APV, fichier pièces, etc….).
  • Edition de ses querys en rapport d’activité et/ou en pdf.
  • Export des résultats d’un query vers Excel (license Microsoft obligatoire) ou vers Open Office (mode simplifié d’Excel sans license Microsoft).
  • Création d’un rapport d’activité spécifique à destination de tous les utilisateurs depuis une requête Query.

Profils d'utilisation (standard)

  • Profils utilisateurs.
  • Mise à disposition de niveaux de sécurité « standards » par métier et par service en fonction des modules choisis.
  • Association des comptes utilisateurs et du niveau de sécurité standard en fonction du poste et du service de l’utilisateur.

Sécurité & Messages (avancé)

  • Gestion des messages Clients/Véhicules avancés.
  • Création de nouveau type de messages spécifiques (Comptabilité, Campagne SAV, etc…).
  • Attribution des droits de lecture ou d’accès total sur ces types de messages et par utilisateurs.
  • Gestion des sécurités personnalisées.
  • Création de profils de sécurités spécifiques.
  • Attribution de ces profils aux utilisateurs souhaités.

Règlements (avancé)

  • Gestion des règlements.
  • Gestion de l’ouverture et la fermeture de Caisse.
  • Gestion de plusieurs caisses sur une même société.
  • Saisie d’un règlement en lien avec une facture.
  • Saisie d’un acompte client.
  • Impression d’un journal de caisse.
  • Génération de l’interface comptable des règlements (sans utiliser le bordereau de remise en banque).
  • Gestion des remises en banque.
  • Affectation des règlements sur un bordereau de remise en banque.
  • Génération de l’interface comptable des bordereaux de remises en banque (sans utiliser la génération comptable des règlements).
  • Edition d’un bordereau de remise en banque.
  • Gestion des relevés Traites.
  • Génération des relevés selon différents critères.
  • Edition d’un relevé simple.
  • Edition d’un relevé avec une traite.
  • Pas de génération d’écritures comptables sur les traites.

Douchette filiaire (avancé)

  • Lecture de code barre
  • Modification des éditions laser pour ajouter l’édition d’ un code barre (chassis, OR, N° Client, Référence).
  • Utilisation de la douchette code barre pour rechercher une référence, un OR, un chassis, un N°client en remplacement d’une saisie clavier.
  • Possibilité sur les pièces uniquement, d’associer un code barre différent de la référence pièce et de l’utiliser lors du débit de la pièce.

Personnalisation des rapports d'activité (avancé)

  • Personnalisation des rapports d’activité
  • Analyse du besoin lorsque les rapports d’activités standard ne sont pas suffisants pour personnaliser le rapport.
  • (Après acceptation du Devis) Mise à disposition du rapport d’activité personnalisé.
  • Mise à disposition de ce rapport d’activité dans le planificateur de liste (si le module est choisi au préalable).

Fichier pièces (standard)

  • Gestion du fichier pièces.
  • Création/modification/Suppression d’une fiche pièce contenant toutes les informations descriptives et tarifaires de la référence.
  • Gestion d’une fiche de stock par dépôt de pièces (stock, casier, commentaires, …gérés par dépôt).
  • Archivage et visulation des mouvements effectués sur cette référence.
  • Calcul des consommations et du C.A. de la référence par mois et années.
  • Lien vers les commandes founisseurs, les Bons de livraison, les factures/avoirs/devis sur cette référence.
  • Lien vers les remplacements et les équivalences de cette référence.
  • Archivage et visualisation des inventaires (total et/ou partiel) effectués sur cette référence.
  • Gestion des articles divers.
  • Creation/modification/suppression des références dites « divers » qui ne sont pas gérées en stock (exemple: frais de port).
  • Archivage et visualisation des mouvements effectués sur cet article.
  • Calcul des quantités et CA de cet article par mois et par année.
  • Simulation de prix pièces.
  • Affichage des prix d’une référence en fonction de conditions de remise en ventes selectionnées.
  • Affichage des prix d’un référence aux conditions tarifaires du client selectionné.
  • Calcul d’un prix final en fonction de la quantité et d’application manuelle de pourcentage de remise en vente.
  • Affichage du stock disponible sur tous les dépots auxquels l’utilisateur a les droits pour la référence consultée.
  • Mise à jour tarifs
  • Génération manuelle des remplacements de pièces d’un même fournisseur.
  • Indication du coefficient de vente à appliquer sur les références achetés en prix Net.
  • Selon les constructeurs, génération automatique des remplacements , des équivalences et de l’obsolescence des références .
  • Remplacement de pièces.
  • Génération manuelle des remplacements de pièces d’un même fournisseur.
  • Choix de transférer ou pas le stock disponible de l’ancienne vers la nouvelle référence.
  • Génération manuelle de l’obsolescence d’une référence sans référence de remplacement.
  • Paramétrage disponible permettant de récupérer certaines informations (Casier, Commentaires,…) de l’ancienne référence vers la nouvelles référence.

Fichier pièces (avancé)

  • Gestion des items liés
  • Paramétrage des items liés (références associées avec une autre).
  • Association des items sur les fiches pièces concernées.
  • Insertion automatique de l’item dans la facture lorsque la référence saisie est paramétrée avec cet item.
  • Gestion multi-fournisseurs
  • Paramétrage des informations d’un autre fournisseur sur une référence pièce.
  • Visualisation du meilleur fournisseur pièce lors de la saisie de la référence dans une commande pièce.
  • Affectation automatiquement dans une autre commande pièce lorsque le choix du meilleur fournisseur pour une référence est différent du fournisseur de la commande en cours de saisie.
  • Mise à jour Tarif Universelle
  • Mise à disposition d’un format de fichier standard à respecter.
  • Execution manuelle de cette mise à jour Tarif Universelle.
  • Paramétrage de la Planification automatique de cette mise à jour Tarif Universelle (fonctionnalité optionnelle).

Stock de pièces (standard)

  • Commandes fournisseurs
  • Création manuelle d’une commande de pièces fournisseurs ***
  • Génération automatique d’une proposition de commande d’après les consommations, la politique de stockage paramétrée sur la fiche pièce, les reliquats de commande et le stock disponible.
  • Selon les constructeurs, interface d’envoi de la commande auprès du constructeur directement.
  • Information et gestion des reliquats de commandes.
  • Carnet de commande client
  • Indication des pièces à commander pour un client depuis un ordre de réparation ou un dossier magasin.
  • Indication des pièces perdues pour un client avec le motif.
  • Visualisation, modification et suppression .
  • Visualisation, modification et suppression des pièces à commander et des ventes perdues dans le carnet de commande.
  • Impression du carnet de commande.
  • Génération d’une commande fournisseur d’après le carnet de commande client.
  • Lien entre les commandes fournisseurs, les entrées en stock associées à cette commande et les ordres de réparation (et dossier magasin) lors de la demande du client.
  • Entrées en stock
  • Création manuelle des entrées en stock ***.
  • Intégration des références en stock avec possibilité d’indiquer une date rétroactive d’entrée en stock et recalcul des mouvements d’après cette date.
  • Importation automatique des BL constructeur quand l’interface est disponible.
  • Création d’un BL d’après une commande fournisseur connue dans la base de données.
  • En fonction des constructeurs, génération automatique des remplacements de pièces fournis dans un BL.
  • En fonction des constructeurs, génération automatique des consignes en tant que référence pièce dans un BL.
  • En fonction du paramétrage choisi, mise à jour des informations de la fiche pièce d’après les BL reçues (Par exemple: Mise à jour des prix d’achat et/ou du prix de vente).
  • Correction des entrées en stock
  • Modification d’un bon de livraison déjà validé pour modification d’un prix d’achat.
  • Modification d’un bon de livraison déjà validé pour modification d’une quantité indiquée.
  • Archivage des mouvements de correction sur la fiche pièce.
  • Choix d’une correction partielle (l’utilisateur choisit les références à corriger) ou correction totale du BL.
  • Mouvements pièces et transfert de stock
  • Génération de mouvement de stock sur une référence qui n’est ni une vente, ni une entrée en stock (exemple: correction de stock logiciel par rapport au stock physique).
  • Transfert de stock entre 2 dépôts de la même société.
  • Gestion de l’inventaire
  • Saisie d’un inventaire partiel ou total.
  • Lors de la saisie d’un inventaire partiel, choix de critères très détaillés.
  • Choix de paramétrer le blocage des mouvements de stock sur une référence en cours d’inventaire.
  • Choix de saisir un recomptage des références dont le stock logiciel est différent de la saisie de l’inventaire).
  • Edition des différences d’inventaires, des corrections de stock générées lors de la validation de l’inventaire et de la valorisation de cet inventaire.
  • Automatisation des fins de période
  • Déclenchement automatique de la fin de période des stocks de pièce pour calcul des consommations et de la vente moyenne.
  • Edition automatique de la valorisation du stock avant la fin de période et/ou après la fin de période.

Stock de pièces (avancé)

  • Achat Pièces
  • Paramétrage des familles de pièces associées à un code option facturable (pour l’interface comptable).
  • Paramétrage du modèle de document d’achat (journal, …).
  • Association des BLs fournisseurs connus avec le document d’achat Pièces.
  • Paramétrage de la génération automatique des lignes de la facture en fonction des BLs sélectionnés: lignes globalisées par familles ou lignes en détail pour chaque référence des BLs.
  • Génération de l’interface comptable des documents d’achat Pièces (optionnelle).
  • Création manuelle d’une facture d’achat pièces sans BLs associés.
  • eSHOP21
  • Association d’un code barre qui peut être différent de la référence de pièce.
  • Enregistrement des BLs fournisseurs sur un terminal avec lecteur de code barre (si et seulement des codes barres sont présents et connus sur la pièce, et que les BLs informatiques sont connus au préalable dans le logiciel).
  • Via l’édition d’un bon de pick depuis l’OR, débit du stock de pièce via le terminal avec lecteur de code barre.
  • Possibilité d’ajouter des références à débiter sur un OR depuis le bon de pick et le terminal avec lecteur de code barre.
  • Editions de code barre seul, d’étiquette avec code barre (sans le prix de vente) et de colisage pour un OR.
  • Saisie d’inventaire tournant via le terminal avec lecteur de code barre.
  • Fusion de commandes de pièces
  • Outil de fusion de commandes de pièces pour le même fournisseur.
  • Réservations Clients
  • Affichage de la réservation dans la fiche client.
  • Affichage de la réservation dans la fiche pièce.
  • Prise en compte de la réservation pour la proposition de commande Pièce.
  • Prise en compte de la réservation pour le débit du stock disponible (sans blocage).
  • Gestion de la durée de réservation pour la mise en obsolecence des réservations non facturées.
  • Facturation des pièces réservées en stock depuis le module de réservation pour cloture automatique de celle-ci.
  • Edition d’une réservation de pièce.

Ventes de pièces (standard)

  • Gestionnaire Multi-Tarifs (mode simplifié)
  • Création d’un multi-tarif en fonction d’un mode de calcul (coefficient ou en pourcentage).
  • Visualisation des différents tarifs applicables depuis une fiche pièce pour tous les multi-tarifs paramétrés.
  • Application automatique du tarif en facturation selon les critères paramétrés et les critères du document.
  • Facturation/devis de pièces
  • Facturation des ventes de pièces « comptoirs ».
  • Saisie des pièces à débiter sur les ordres de réparation de l’atelier.
  • Génération d’un devis sur un dossier magasin.
  • Suivant le paramétrage choisi, débit du stock restant sur une référence remplacée avant le débit sur la référence remplaçante.
  • Suivant le paramétrage choisi, lors de la saisie d’une référence remplacée, basculement automatique sur la référence remplaçante.
  • Impression Facturation/Devis en PDF
  • Impression du devis et de la facture en PDF.
  • Impression d’un pro-forma papier et/ou en PDF.

Ventes de pièces (avancé)

  • Facturation Fin de mois & BL Client
  • Création de bon de livraison client de pièces en facturation.
  • Annulation de bon de livraison client pièces en facturation.
  • Edition manuelle de la facture de vente pièces regroupant les BLs du client.
  • Utilisation du générateur automatique des factures « fin de mois » d’après les BLs client.
  • Gestionnaire Multi-Tarifs (mode simplifié)
  • Création d’un multi-tarif de vente suivant des critères plus complexes (d’après des familles de pièces, des types de cession interne, des catégories clients, etc….).
  • Visualisation des différents tarifs applicables depuis une fiche pièce pour tous les multi-tarifs paramétrés.
  • Application automatique du Tarif en facturation selon les critères paramétrés et les critères du document.

Personnalisation des éditions standards (avancé)

  • Editions standards Magasin
  • Personnalisation éditions Factures – Devis – Pro-formas.
  • Personnalisation éditions Commandes – Bons de livraison – Mouvements inter-sites.

Planning de rendez-vous (standard)

  • Planning de prise de rendez-vous simplifié
  • Création, modification et suppression de rendez-vous Atelier dans un planning de rendez-vous.
  • Création d’un ordre de réparation d’après le rendez-vous.
  • Information du prochain RDV dans le client centric.
  • Gestion de couleur suivant l’état du RDV (RDV, OR créé, OR terminé, OR facturé).
  • Prise de RDV simplifié si le client et/ou le véhicule ne sont pas connus dans la base de données.
  • Affichage des RDV dans différents types de planning mis à disposition : planning général, détaillé, de livraison, etc…).

Planning de rendez-vous (avancé)

  • Gestion de la capacité
  • Gestion de la capacité ouvrière selon un planning de présence théorique par ouvrier et par jour sans les jours de repos, de congés et de jours fériés.
  • Gestion possible d’équipe de production pour les ouvriers.
  • Gestion de la présence des réceptionnaires selon un planning de présence théorique par ouvrier et par jour sans les jours de repos, de congés et de jours fériés.
  • Gestion d’un nombre de RDV maximum par jour et par réceptionnaire avec exclusion des jours de repos, de congés et de jours fériés.
  • Planning Réception & Livraison
  • Affichage du planning de RDV en fonction des dates et heures de réception par jour et par réceptionnaire.
  • Prise de RDV selon le planning de réception.
  • Affichage du planning de RDV en fonction des dates et heures de livraison des véhicules et des réceptionnaires.
  • Modification du réceptionnaire de livraison à un RDV.
  • Visualisation des RDV à réceptionner et à livrer par réceptionnaire et par heure sur le même planning journalier.
  • Planning de Production
  • Affichage du planning de RDV en fonction de la date et heure de production, par ouvrier et par équipe.
  • Prise de RDV depuis le planning de production.
  • Attribution de l’ouvrier et de l’heure de mise en production du RDV sur un planning journalier.
  • Affichage du planning par équipe d’ouvrier par date et heure de production.
  • Affichage en mode liste des RDV du jour et en fonction de l’heure de début des travaux.
  • Replanification du Reste à faire
  • Génération automatique d’un RDV pour la journée suivante et pour le temps restant à faire par rapport au temps passé si l’OR n’est pas clôturé.

Ordres de réparation (standard)

  • Gestion des Ordres de réparation
  • Création d’un Ordre de réparation.
  • Création de plusieurs documents (Client, Cession et Garantie) dans un même Ordre de réparation .
  • Saisie des lignes de Pièces -MO – Forfaits – Divers – Texte .
  • Partage des lignes d’un document vers un autre.
  • Modification d’un lot de lignes en simultanée pour changer l’affectation à un document et /ou une intervention.
  • Gestion des interventions sur un Ordre de réparation pour associer les lignes par intervention.
  • Edition d’une attestation de travaux, d’un pro-forma en plus du devis et de la facture.
  • Gestion des OR de cession liés à un VN ou liés à un VO.
  • Campagnes techniques
  • Création de campagnes techniques suivant différents critères disponibles ***.
  • Edition de la liste des véhicules concernés et connus dans la base de données.
  • Alerte en création d’ordre de réparation pour le véhicule concerné par une campagne.
  • Association d’une campagne technique avec l’OR sur lequel la campagne est réalisée.
  • Affichage des campagnes techniques réalisées ou à réaliser dans la fiche véhicule.
  • Impression Facturation/Devis en PDF
  • Impression Facturation/Devis en PDF.
  • Edition de l’Ordre de réparation en PDF.

Gestion de la main d'oeuvre (standard)

  • Gestion des temps passés
  • Saisie manuelle des temps passés sur l’ordre de réparation.
  • Edition des temps passés sur un OR ou d’après d’autres critères (par compagnon sur une date donnée par exemple).
  • Gestion du catalogue MO
  • Création manuelle des codes MO ***.
  • Différenciation des MO constructeurs, concessionnaires et extérieurs (sous-traitance).
  • Gestion des coûts d’achats de la MO extérieure à la ligne dans l’OR ou directement dans le catalogue MO si le coût est fixe.
  • Gestion de prix forfaitaire sur la main d’oeuvre à la ligne dans un OR ou en prix unique dans le catalogue des MO.
  • Gestion de la marque applicable depuis la MO pour une ou toutes les marques.

Gestion des forfaits (standard)

  • Gestion des forfaits
  • Création manuelle des codes forfaits et de leurs contenus ***.
  • Différenciation entre un forfait flexible (facturation au prix de vente de chaque ligne composant le forfait) ou forfait fixe (prix unique pour tout le contenu).
  • Modification du contenu du forfait fixe (référence pièces, quantité de pièces, code MO , quantité de MO, etc…) (sauf pour les forfaits de certains constructeurs).
  • Gestion comptable et statistique d’une perte ou d’un profit sur le prix du forfait et son contenu pour les pièces et les main d’œuvres.
  • Simulation de prix Forfaits SAV
  • Module d’interrogation des forfaits avec choix du prix forfait ou du prix calculé (=à la ligne indépendamment des autres).
  • Affichage des stocks de pièces disponibles pour ce forfait.
  • Affichage des conditions tarifaires du client sélectionné.

Module complémentaire Atelier (avancé)

  • Planning de courtoisie
  • Création des prestations facturables en fonction de la durée de prêt, des kms supplémentaires, d’options complémentaires (carburant…).
  • Création d’une réservation de véhicule sans RDV atelier ou d’après un RDV atelier.
  • Création d’un contrat de prêt avec gestion de la livraison du véhicule de prêt, kms de départ et niveau de carburant.
  • Gestion de la restitution du véhicule avec kms d’arrivée et niveau de carburant.
  • Proposition du calcul des éléments à facturer en fonction des données du contrat.
  • Ajout de prestations à facturer supplémentaires.
  • Gestion de l’indisponibilité d’un véhicule de prêt sur une période (en révision, en réparation).
  • Gestion de la mise à disposition d’un véhicule dans le planning de courtoisie sur une période donnée.
  • Gestion d’une tarification et/ou d’une gratuité du véhicule de prêt par véhicule.
  • Sous-Traitance
  • Indication de la commande de travaux de sous-traitance sur un OR, un véhicule.
  • Indication de la réception de la commande de sous-traitance pour préparation à la facturation.
  • Facturation de la sous-traitance sur l’OR d’après le lien avec la commande.
  • Génération du document d’achat suite à la commande et la réception de la sous-traitance.
  • Génération de l’interface comptable des achats de sous-traitance (optionnelle).
  • DataPass
  • Création de conditions tarifaires pour la DataPass.
  • Association d’une DataPass à un véhicule et son client.
  • Utilisation de la reconnaissance du client et du véhicule avec la carte DataPass.
  • Conditions tarifaires du client d’après sa DataPass imputées automatiquement à sa facture.

Pointage atelier (avancé)

  • Pointeuse électronique / pointage Atelier
  • Association des badges et des ouvriers (si achat d’une pointeuse avec badge).
  • Pointage des temps sur un OR .
  • Pointage des temps improductifs.
  • Pointage des arrivées et départs des ouvriers.
  • Gestion automatique des temps d’attente (pas d’OR, pas de rubriques improductives, pas de départ).
  • Edition des pointages.
  • Planning de présence et temps
  • Affichage et correction des temps de présence (arrivée/départ).
  • Affichage et correction des temps de pointage OR.
  • Affichage et correction des temps improductifs.
  • Affichage et correction des temps d’attente (pas d’OR et pas de rubriques improductives).

Personnalisation des éditions standards (avancé)

  • Editions standards Atelier
  • Personnalisation éditions Factures – devis – pro-formas.
  • Personnalisation éditions Attestation de travaux – OR – Inspection Véhicule.

Achats VN (standard)

  • Gestion des factures d’achats VN
  • Génération manuelle du document d’achat d’un VN pour le calcul de marge ***.
  • Génération du document d’achat pour permettre de générer l’écriture comptable.

Stock VN (standard)

  • Gestion d’un Catalogue véhicule
  • Création manuelle des modèles et des séries.***
  • Création des options d’un véhicule.***
  • Gestion des types carrosserie, carburant, transmission.
  • Gestion des natures de coût pour les règles de marge.
  • Gestion d’un planning VN
  • Gestion d’un planning de portefeuille de VN (en commande, en stock, contremarqué, en facturation).
  • Action rapide de mise en stock, réservation client, contremarque, création d’un OR de cession et mise en facturation depuis le planning VN.
  • Affichage d’un planning de livraison client.
  • Affichage d’un planning de réception d’un VN (livraison constructeur).
  • Lien direct vers la création/modification d’un VN.***
  • Gestion des fiches VN
  • Création et modification de toutes les informations détaillées d’un véhicule neuf.
  • Lien avec tous les documents liés à une fiche VN : achat, OR cession, vente, reprise.
  • Création des OR de cession liés au VN.
  • Association des contrats entretiens, extension de garantie et contrats de gravage.
  • Visualisation de la marge avec 2 règles standards qui vous sont fournies (brut et net).
  • Entrées en stock multiples d’un lot de véhicules neufs (entrée en stock physique).
  • Campagnes VN
  • Création manuelle des campagnes (aides) sur un VN.***
  • Affectation manuelle du paiement des campagnes (sans passer par un document d’achat complémentaire).
  • Etat de suivi des campagnes.
  • Choix d’une correction partielle (l’utilisateur choisit les références à corriger) ou correction totale du BL.
  • Sorties exceptionnelles de stock
  • Sortir un VN du stock sans passer par une facture de vente (erreur sur le véhicule, annulation de l’achat déjà enregistré, rétrocession VN en commande…).
  • Gestion des mouvements inter-dépôts
  • Ce module permet de transférer le VN et tous ces éléments d’un dépôt vers un autre dépôt .
  • Archivage et visualisation de ces mouvements sur une fiche VN.
  • Gestion des réservations véhicules
  • Ce module permet d’indiquer une réservation sur un VN pour un client avec une date de fin.
  • Gestion d’état sur la réservation (actif, annulé).
  • Archivage et visualisation de ces réservations sur la fiche du VN.
  • Affichage spécifique des VN réservés pour un client dans le planning VN.
  • Transfert d’un VD en VO
  • Transfert de toutes les informations connues sur le VD vers un dossier VO.
  • Possibilité de contre-passer le document d’achat du VD.
  • Possibilité de générer un document d’achat VO pré-alimenté par les informations connues sur le dossier VD.

Ventes VN (standard)

  • Facturation d’un VN
  • Génération d’un devis pour un véhicule neuf.
  • Génération d’une facturation de vente pour un véhicule neuf.
  • Gestion d’un locataire et d’une société de leasing sur l’édition du devis et de la facture.
  • Génération d’une facturation de vente complémentaire pour un dossier VN.
  • Impression facturation/devis en PDF
  • Impression du devis et de la facture en PDF.
  • Impression d’un pro-forma papier et/ou en PDF.
  • Gestion de « forfaits » VN
  • Paramétrage d’un paquet contenant un lot d’options concessionnaires à facturer mais qui restera détaillé au moment de la facturation (forfaits facturés au détail).

Campagnes & Règlements VN, Mise en VD/VK (avancé)

  • Campagnes VN mode avancé
  • Création des codes campagnes personnalisées (primes).
  • Enregistrement de la note de crédit en lien avec la campagne pré-visionnée sur la fiche VN.
  • Interface comptable de la note de crédit.
  • Suivi des primes provisionnées et des notes de crédit enregistrées.
  • Règlements VN (au fournisseur)
  • Saisie des règlements faits au constructeur/fournisseur sur la fiche VN.
  • Edition des stocks payés/non payés.
  • Mise en VD/VK
  • Saisie des informations administratives et comptables de la mise en VD et/ou VK (Date, immat, km, etc…).
  • Génération des écritures comptables de mise en VD et/ou VK.
  • Edition d’un etat des VN transformés en VD ou VK.

Documents administratifs (avancé)

  • éditions CERFA
  • Editions Cerfa VN pré-remplis par les informations de la fiche VN (Mandat, Fin usage Démo, etc…).

Personnalisation des éditions standards (avancé)

  • éditions standards
  • Personnalisation editions documents de vente (facture, pro-forma, devis,etc…).
  • Personnalisation editions documents d’achat.

Achats VO (standard)

  • Gestion des factures d’achats VO
  • Génération du document d’achat d’un VO pour le calcul de marge.
  • Génération du document d’achat pour permettre de générer l’écriture comptable.
  • Gestion des reprises VO
  • Génération de la reprise d’un VO au moment de la vente d’un VN ou VO d’après les informations connues à l’Après-vente ou d’après les informations saisies par l’utilisateur. Cela entraîne la création d’une fiche VO déjà renseignée en grande partie.
  • Lien entre les 2 dossiers: VN vendu et VO repris ou VO vendu et VO repris.

Stock VO (standard)

  • Gestion d’un Catalogue véhicule
  • Création manuelle des modèles et des séries.***
  • Création des options d’un véhicule.***
  • Gestion des types carrosserie, carburant, transmission.
  • Gestion des natures de coût pour les règles de marge.
  • Gestion d’un planning VO
  • Gestion d’un planning de portefeuille de VO (en commande, en stock, contremarqué, en facturation).
  • Action rapide de mise en stock, réservation client, contremarque, création d’un OR de cession et mise en facturation depuis le planning VO.
  • Affichage d’un planning de livraison client.
  • Affichage d’un planning de prévision d’entrée d’un VO.
  • Lien direct vers la création/modification d’un VO.
  • Gestion des fiches VO
  • Création et modification de toutes les informations détaillées d’un véhicule d’occasion.
  • Lien avec tous les documents liés à une fiche VO: achat, OR cession, vente.
  • Création des OR de cessions liés au VO.
  • Association des contrats entretiens, extension de garantie et contrats de gravage.
  • Visualisation de la marge avec deux règles standards qui vous sont fournies (brut et net).
  • Affectation de photos + transfert du VO vers une publication Internet via DataCar Bourse VO avec possibilité d’envoi vers des sites externes (ex: la centrale) (fonction soumise à un abonnement complémentaire).
  • Liste de déclaration de TVA
  • Editions permettant de vous aider à remplir votre déclaration de TVA pour les VO.
  • Sorties exceptionnelles de stock
  • Ce module permet de sortir un VO du stock sans passer par une facture de vente (erreur sur le véhicule, Annulation de l’achat déjà enregistré,…).
  • Gestion des mouvements inter-dépôts
  • Ce module permet de transférer le VO et tous ces éléments d’un dépôt vers un autre dépôt.
  • Archivage et visualisation de ces mouvements sur une fiche VO.
  • Gestion des réservations véhicules
  • Ce module permet d’indiquer une réservation sur un VO pour un client avec une date de fin.
  • Gestion d’état sur la réservation (actif, annulé).
  • Archivage et visualisation de ces réservations sur la fiche du VO.
  • Affichage spécifique des VO réservés pour un client dans le planning VO.

Ventes VO (standard)

  • Facturation d’un VO
  • Génération d’un devis pour un véhicule d’occasion.
  • Génération d’une facturation de vente pour un véhicule d’occasion.
  • Gestion d’un locataire et d’une société de leasing sur l’édition du devis et de la facture.
  • Génération d’une facturation de vente complémentaire pour un dossier VO.
  • Impression facturation/devis en PDF
  • Impression du devis et de la facture en PDF.
  • Impression d’un pro-forma papier et/ou en PDF.
  • Gestion de « forfaits » VO
  • Paramétrage d’un paquet contenant un lot d’options concessionnaire à facturer mais qui restera détaillé au moment de la facturation (forfaits facturés au détails).

Publication Internet (avancé)

  • Annonces sur Internet
  • Export des données enregistrées sur une fiche VO vers votre site internet.
  • Publication de vos VO sur des sites référencés .

Documents administratifs (avancé)

  • éditions CERFA
  • Editions Cerfa VO pré-remplies par les informations de la fiche VO (Mandat, déclaration d’achat, de cession et de destruction VO,…).

Personnalisation des éditions standards (avancé)

  • éditions standards
  • Personnalisation éditions documents de vente (facture, pro-forma, devis,etc…).
  • Personnalisation éditions documents d’achat.

Fichier Client/Véhicule (avancé)

  • Client
  • Utilisation d’un fichier client commun pour plusieurs sociétés distinctes.
  • Possibilité de rendre commun les conditions de paiement et de tarification d’un client pour plusieurs sociétés distinctes.
  • Conditions Clients
  • Possibilité de rendre commun les conditions de paiements et de tarification d’un client pour plusieurs sociétés distinctes.
  • Véhicule
  • Utilisation d’un fichier véhicule commun pour plusieurs sociétés distinctes.
  • Historique Véhicule
  • Affichage des historiques de facturation sur le client et le véhicule de toutes les sociétés.
  • Analyse de la fusion
  • Analyse des codifications à fusionner entre les différentes bases pour constituer une codification commune à toutes les bases (exemple pour les clients: Code civilité, exemple pour les véhicules: code modèle, exemple pour le catalogue véhicule: code marque).

Magasin ( avancé)

  • Pièces
  • Utilisation d’un fichier pièce commun pour plusieurs sociétés distinctes.
  • Stock de pièces
  • Affichage des stocks de pièces de toutes les sociétés que le fichier pièce soit partagé ou non (dans ce cas la référence et le fournisseur doivent être identiques sur toutes les bases dont la visualisation du stock est partagée).
  • Analyse de la fusion
  • Analyse des codifications à fusionner entre les différentes bases pour constituer une codification commune à toutes les bases (exemple pour les pièces : famille de pièces).
  • Service Intra-Groupe Pièces
  • Etablissement d’une commande de pièces de la société A vers la société B.
  • Validation des pièces livrables de la société B vers la société A.
  • Edition de la facture de vente de la société B vers la société A
  • Validation du BL fournisseurs généré automatiquement dans la société A.
  • Lien automatique entre la commande et le BL sur la société A.

Atelier (avancé)

  • Main d’oeuvre
  • Utilisation d’un fichier des codes MO commun pour plusieurs sociétés distinctes.
  • Forfaits
  • Utilisation d’un fichier des codes forfaits commun pour plusieurs sociétés distinctes.
  • Analyse de la fusion
  • Analyse des codifications à fusionner entre les différentes bases pour constituer une codification commune à toutes les bases (exemple pour les MO : taux horaire, exemple pour les forfaits : type de forfaits) .

VN/VO (avancé)

  • Portefeuille VN
  • Affichage du portefeuille d’en commande VN de toutes les sociétés.
  • Affichage du portefeuille de stock physique (contremarqué ou Non) VN de toutes les sociétés.
  • Affichage du portefeuille de VN en cours de facturation.
  • Portefeuille VO
  • Affichage du portefeuille d’en commande VO de toutes les sociétés.
  • Affichage du portefeuille de stock physique (contremarqué ou non) VO de toutes les sociétés.
  • Affichage du portefeuille de VO en cours de facturation.
  • Facturation Intra-Sociétés VN/VO
  • Edition de la facture de vente de la société B vers la société A.
  • Création automatique de la fiche VN (ou VO) dans la société B.
  • Validation de l’entrée en stock physique dans la société B.
  • Validation du document d’achat généré automatiquement dans la société B.

Module de revient (avancé)

  • Pièces
  • Saisie de toutes les charges liées à l’achat d’une pièce.
  • Calcul automatique du prix de revient d’une pièce en fonction des différentes charges saisies.
  • Mise à jour automatique du prix d’achat = prix de revient précédemment calculé sur la fiche pièces.
  • Véhicules Neufs
  • Saisie de toutes les charges liées à l’achat d’un véhicule neuf.
  • Calcul automatique du prix de revient d’un véhicule neuf en fonction des différentes charges saisies.
  • Mise à jour automatique du prix d’achat = prix de revient précédemment calculé sur la fiche VN

Export de données (standard)

  • Export des clients
  • Export des nouveaux clients créés dans le DMS vers Sage.
  • Export des modifications faites sur la fiche client du DMS vers SAGE.

Écritures comptables (standard)

  • Écritures comptables des ventes SAV
  • Génération des écritures comptables des ventes clients (Factures et avoirs).
  • Génération des écritures comptables des ventes assurances (Factures et avoirs).
  • Génération des écritures comptables des cessions Internes (Factures et avoirs).
  • Génération des écritures comptables des Garanties (Factures et avoirs).
  • Saisie des ventilations comptables au moment de l’interface comptable avec sauvegarde ou non de la combinaison.
  • Modification des ventilations comptables déjà enregistrées.
  • Simulation de l’interface comptable pour connaitre les combinaisons manquantes.
  • Possibilité d’utiliser un compte d’attente pour les combinaisons manquantes et d’éviter la saisie du compte pendant l’interface comptable.
  • Écritures comptables des ventes VN/VO
  • Génération des écritures comptables des ventes VN (Factures et avoirs, principaux et complémentaires).
  • Génération des écritures comptables des ventes VO (Factures et avoirs, principaux et complémentaires).
  • Saisie des ventilations comptables au moment de l’interface comptable avec sauvegarde ou non de la combinaison.
  • Modification des ventilations comptables déjà enregistrées.
  • Simulation de l’interface comptable pour connaitre les combinaisons manquantes.
  • Possibilité d’utiliser un compte d’attente pour les combinaisons manquantes et d’éviter la saisie du compte pendant l’interface comptable.
  • Écritures comptables des achats VN/VO
  • Génération des écritures comptables des documents d’achat VN (Factures et avoirs, principaux et complémentaires).
  • Génération des écritures comptables des documents d’achat VO (Factures et avoirs, principaux et complémentaires).
  • Saisie des ventilations comptables au moment de l’interface comptable avec sauvegarde ou non de la combinaison.
  • Modification des ventilations comptables déjà enregistrées.
  • Simulation de l’interface comptable pour connaitre les combinaisons manquantes.
  • Possibilité d’utiliser un compte d’attente pour les combinaisons manquantes et d’éviter la saisie du compte pendant l’interface comptable.

DialSage (standard)

  • Outil de dialogue avec Sage
  • Visualisation du solde du compte client de Sage vers le DMS.
  • Visualisation des écritures non lettrées de Sage vers le DMS.
  • Visualisation du plan comptable créé et mise à jour dans Sage vers le DMS pour la saisie des ventilations comptables.

Écritures de transferts Inter-Dépôts (MM) (avancé)

  • Écritures de transfert VN/VO
  • Écritures comptables permettant de transférer la charge comptable d’un véhicule neuf d’un dépôt vers un autre.
  • Écritures comptables permettant de transférer la charge comptable d’un véhicule d’occasion d’un dépôt vers un autre.
  • Écritures de transfert Pièces
  • Écritures comptables permettant de transférer la charge comptable d’une pièce d’un dépôt vers un autre.

Clients/Véhicules (standard)

  • Export des clients, véhicules et historique SAV
  • Export des clients créés et mis à jour depuis le DMS vers le CRM.
  • Export des véhicules des clients créés et mise à jour depuis le DMS vers le CRM.
  • Export de l’historique SAV des véhicules liés aux clients.
  • Création d’un client dans le DMS d’après un prospect du CRM.

Stock de Véhicules (standard)

  • Export des stocks du DMS vers DataCar CRM
  • Export du stock de VN, VD et VO non contremarqués.
  • Mise à jour du stock VN, VD et VO dans le CRM lors de la contremarque faite à posteriori dans le DMS.
  • Mise à jour du stock VN, VD et VO dans le CRM lors de la vente du véhicule faite à posteriori dans le DMS.
brochure logiciel DMS

Pour en savoir plus sur DataCar DMS

Je télécharge la brochure